Aylık kontrol başlıkları
Ar-Ge bordrosunda sorun çoğu zaman hesaplamanın kendisinden değil, personelin görevi ile kaydının aynı dili kullanmamasından çıkar. Ay sonunda bordroya bakarken puantajı, proje görevini ve değişiklik tarihlerini birlikte okumak gerekir.
Bordro kapanırken ilk bakılacak yer
Bir personelin bordroda görünmesi, o ay hangi projede hangi işi yaptığı sorusunu tek başına cevaplamaz. Görev tanımı, proje kodu ve çalışma dönemi aynı dosyada buluşmadığında sonraki raporlar kişisel hatırlamalara dayanır.
Pratikte ilk kontrolü bordrodan değil, personel listesinden başlatmak daha sağlıklıdır. Ay içinde işe başlayan, ayrılan, görev değiştiren veya proje değiştiren kişiler ayrı işaretlenir. Daha sonra ücret ve puantaj kayıtları bu listeyle karşılaştırılır.
Puantaj ile bordro arasındaki farklar
Puantajdaki toplam süre ile bordrodaki ücretin aynı döneme ait olması gerekir. Bir kaydın farklı tarihte kapanması, özellikle proje maliyeti çıkarılırken gereksiz soru işareti yaratır.
Fark gördüğünüzde hemen düzeltme yapmak yerine önce nedenini yazın. Eksik gün, izin, görev değişikliği veya geç bildirilen ücret artışı gibi açıklamalar kayıt üzerinde görünürse dosya daha sonra yeniden okunabilir.
Görev değişiklikleri ay sonuna bırakılmamalı
Teknik ekipteki görev değişikliği, insan kaynaklarının ayrı bir konusu gibi ele alınmamalıdır. Yeni görev projenin bütçesini, zaman kaydını ve kimi raporların dilini de değiştirir.
Bu nedenle değişiklik tarihi, yeni proje bağlantısı ve sorumlu yönetici aynı gün not edilmelidir. Ay sonunda yapılan kısa bir karşılaştırma, bir sonraki dönem bordrosuna eski bilginin taşınmasını önler.
İnsan kaynakları ile muhasebe arasındaki küçük toplantı
Bordro kapanmadan önce on dakikalık bir bilgi paylaşımı çoğu zaman yeterlidir. İnsan kaynakları ay içindeki hareketleri, teknik sorumlu proje değişikliklerini, muhasebe de kayıtlarda gördüğü farkları aktarır. Böylece her ekip kendi ekranına bakıp farklı bir sonuç üretmez.
Bu toplantının amacı yeni bir rapor hazırlamak değil, açıklaması gereken noktaları erkenden seçmektir. Her ay aynı sorunun tekrarlandığı görülürse sorunu kişide değil, kaydın oluştuğu süreçte aramak gerekir.