Aylık belge kontrolünde bakılabilecekler
Ücret ve SGK teşvikleri konuşulurken ilk refleks hesaplama yapmak olmamalı. Önce personelin durumu, görev dönemi, bordro kayıtları ve hesabın dayanağı aynı dosyada anlaşılır hale getirilmelidir.
Teşvik hesabı bordrodan önce başlar
Bir hesaplamanın güvenilir olması, hangi çalışan için ve hangi dönem için yapıldığının açık olmasına bağlıdır. Personel listesi değişiyor, görevler güncelleniyor veya ücretlerde ara dönem farkları oluşuyorsa tek bir sabit tablo kısa sürede eskiyebilir.
Muhasebe ile insan kaynakları ay başında kısa bir bilgi paylaşımı yaparsa, dönem sonunda geriye dönük belge arama ihtiyacı azalır. Önemli olan çok fazla tablo üretmek değil, aynı çalışanı her tabloda aynı referansla görebilmektir.
Değişiklikleri aynı dönemde takip edin
İşe giriş, çıkış, ücretsiz izin, görev değişikliği veya ücret güncellemesi gibi bilgiler hesabın dayanağını etkileyebilir. Bu değişiklikler ay sonunda topluca hatırlanmaya çalışıldığında hangi tarihin esas alınacağı karışır.
Her değişiklik için kısa bir tarih ve açıklama notu tutmak yeterlidir. Bu not, bordro dosyasına ve proje kaydına bağlandığında sonraki kontrol yalnızca rakam karşılaştırmasından ibaret kalmaz.
Dosya yalnızca sonucu değil, düşünceyi de göstermeli
Kontrol sırasında başka bir kişinin hesabı yeniden kurabilmesi önemlidir. Kullanılan liste, dönem, personel bilgisi ve kontrol eden kişinin adı görünür değilse doğru sonuç bile açıklanmakta zorlanır.
Bu yüzden dosyanın sonunda kısa bir kontrol notu bulunması faydalıdır: hangi kayıtlar incelendi, hangi farklar düzeltildi, hangi konu sonraki aya bırakıldı?
Hesaplamayı bir sonraki ay yeniden okuyun
Bir dönemin hesabı tamamlandığında dosyayı kapatmak yerine sonraki ay kısa bir geriye bakış yapmak faydalıdır. Personel listesindeki değişiklik, eksik belge veya farklı bir dönem bilgisi ancak kayıtlar yeniden okunduğunda fark edilebilir.
Bu ikinci bakış, aynı hesabı baştan yapmak anlamına gelmez. Dayanakların yerinde olup olmadığına ve dosyayı başka bir kişinin de anlayıp anlayamayacağına bakmak yeterlidir.