Takvimde bulunabilecek başlıklar
Mali takvim, yalnızca son tarihleri gösteren bir ajanda olarak kurulursa kısa sürede kullanılmaz hale gelir. İşin kimde olduğunu, hangi belgenin beklendiğini ve kontrolün ne zaman yapılacağını gösteren sade bir çalışma tablosu daha işe yarar.
Takvimi şirketin gerçek ritmine göre kurun
Her şirketin ay içindeki yoğunluğu farklıdır. Bordro tarihi, müşteri faturalaması, proje raporu, banka ödemeleri ve yönetici şirketten gelen talepler aynı haftaya yığılıyorsa takvim bunu önceden göstermelidir.
Takvimde çok fazla renk ve başlık kullanmak yerine birkaç sabit kategori yeterlidir. Belge bekleniyor, kontrol edilecek, onay bekliyor ve tamamlandı gibi ifadeler günlük kullanımda daha anlaşılır olur.
Son tarih kadar hazırlık tarihi de önemli
Bir raporun teslim tarihi 20. günse, bilgi toplama işinin 20. günde başlamaması gerekir. Teknik ekipten gelecek veri, bordro kontrolü veya banka mutabakatı için ara tarih koymak takvimi gerçekçi kılar.
Ara tarihler tutulmadığında bütün sorumluluk son kontrolü yapan kişiye kalır. Bu da hata ihtimalini ve ekip içindeki gereksiz aciliyeti artırır.
Takvimi ay sonunda gözden geçirin
Bir iş her ay gecikiyorsa takvimdeki tarih değil, işin kendisi yeniden düşünülmelidir. Belki belge daha erken istenmeli, belki sorumlu değişmeli veya iki ekip arasında kısa bir toplantı yapılmalıdır.
Ay sonunda tamamlanan ve aksayan işleri işaretlemek, bir sonraki ayın takvimini kopyalamaktan daha değerlidir. Takvim böylece yaşayan bir çalışma aracına dönüşür.
Takvim çalışanı yormamalı
Takvimde her iş için ayrı bir prosedür yazmak, günlük işleyişi kolaylaştırmak yerine ağırlaştırabilir. Tekrarlanan işleri kısa adımlara ayırmak, özel durumları ise not olarak saklamak daha kullanışlıdır.
Ay sonunda takvime bakıp hangi tarihin gerçekçi olmadığını görmek önemlidir. Çalışmayan tarihi her ay değiştirmek yerine işin neden geciktiğini anlamak, takvimi zamanla şirketin gerçek ritmine uyarlar.