Kur farkı kontrolünde sorular
Dövizli işlemlerde en çok karışan konu, işlem tarihi ile ödeme tarihinin aynı sanılmasıdır. Fatura, banka, cari ve dönem sonu kayıtları ayrı tarihler taşıyabilir; önemli olan bu tarihlerin neden farklı olduğunu dosyada anlatabilmektir.
İşlemin tarihlerini baştan ayırın
Bir hizmetin sözleşme tarihi, fatura tarihi ve tahsilat tarihi farklı olabilir. Bu tarihlerden hangisinin hangi kayıt için kullanıldığı belli değilse aynı işlem farklı raporlarda farklı değerlerle görünür.
Para birimi, işlem tutarı ve kullanılan dayanak tarih tek satırda saklanırsa sonraki kur kontrolü kolaylaşır. Banka hareketindeki gerçek tahsilat ile fatura kaydının birbirine bağlanması özellikle önemlidir.
Kur farkını sonradan ortaya çıkan bir hata gibi görmeyin
Kur farkı her zaman kayıt hatası anlamına gelmez. İşlem ile ödeme arasında zaman varsa farklı değer oluşması beklenebilir; ancak bu farkın hangi yöntemle ve hangi dönemde izlendiği şirketin kayıtlarında tutarlı olmalıdır.
Proje bazlı raporlarda kur farkının geliri veya gideri nasıl etkilediği ayrıca belirtilirse teknik ekip ile yönetim aynı tabloyu okur.
Dövizli gelirlerde sözleşme dosyası önem kazanır
Yurt dışı veya döviz üzerinden yürüyen işlerde hizmetin kapsamı, teslim biçimi ve ödeme şartı fatura kadar önemlidir. Tek bir banka dekontu, işlemin bütün niteliğini açıklamayabilir.
Bu nedenle sözleşme, teslim notu, fatura ve banka kaydını aynı proje klasöründe tutmak; işlemle ilgili sorulara daha hızlı cevap vermeyi sağlar.
Kur notu nasıl tutulur?
Dövizli işlemlerde hesaplama tablosunun yanında kısa bir açıklama notu bulunması faydalıdır. Hangi tarih esas alındı, ödeme ne zaman geldi, aradaki fark nasıl izlendi? Bu üç soru birkaç cümleyle cevaplanabilir.
Notun amacı teknik hesaplamayı tekrar etmek değil, işlemin izini kaybetmemektir. Birkaç ay sonra aynı müşteriyle yeni bir işlem yapıldığında önceki kayıt düzeni yol gösterir.