Gönderim öncesi kontrol başlıkları
E-defter gönderiminden önce yapılacak en değerli kontrol, dosyanın teknik olarak üretilebilmesinden önce muhasebe kayıtlarının kendi içinde tutarlı olup olmadığına bakmaktır. Dönem, hesap, belge ve arşiv aynı hikayeyi anlatmalıdır.
Gönderimden önce muhasebe dönemini kapatın
Eksik fatura, yanlış tarih veya sonradan eklenen banka hareketi varsa teknik dosyanın üretilebilmesi doğru kayıt yapıldığı anlamına gelmez. Önce dönemin bütün hareketleri gözden geçirilmeli, sonra kapanış yapılmalıdır.
Kontrol sırasında büyük tutarlı kayıtları, olağan dışı bakiyeleri ve açıklaması eksik işlemleri öne almak zaman kazandırır. Her satırı aynı yoğunlukta incelemek yerine riskli alanları seçmek daha verimlidir.
Hesap bakiyeleri tek başına yeterli değildir
Bir hesabın bakiyesi doğru görünebilir; fakat bu bakiyeyi oluşturan belgeler yanlış döneme veya yanlış projeye bağlanmış olabilir. E-defter öncesi kontrol, toplamın yanı sıra kaydın dayanağına da bakmalıdır.
Banka ve cari mutabakatı, bordro kapanışı ve proje giderleri bu yüzden aynı dönemin kontrol planına dahil edilir. Teknik gönderim, mali kontrolün yerine geçmez.
Arşiv kopyasını sonradan aramayın
Gönderim sonucu, dosya adı ve kontrol notu aynı arşiv yapısında tutulursa birkaç ay sonra döneme geri dönmek kolaylaşır. Arşivde yalnızca dosyanın kendisi değil, kim tarafından ne zaman kontrol edildiği de bulunmalıdır.
Bir sorun çıktığında hangi aşamada fark edildiğini bilmek, aynı hatanın başka dönemde tekrarlanmasını önler.
Dosya üretildiğinde iş bitmez
Teknik dosyanın oluşturulması önemli bir adımdır; ancak gönderim sonrası sonucu, arşiv kopyasını ve kontrol notunu saklamak da aynı derecede önemlidir. Birkaç ay sonra hangi dönemin hangi dosyayla kapandığı kolayca bulunabilmelidir.
Arşivde tek kişinin bildiği özel klasörler yerine şirketin kullandığı ortak adlandırma tercih edilmelidir. Böylece sorumluluk değiştiğinde kayıt düzeni kaybolmaz.