Belge akışında üç kontrol
E-dönüşümde sorun çoğu zaman faturanın gönderilememesinden değil, belgenin şirket içindeki yolculuğunun belirsiz olmasından çıkar. Belgeyi kim oluşturuyor, kim kontrol ediyor, kim muhasebeye aktarıyor ve ret veya iade olursa ne yapılıyor?
Belge oluşturulmadan önce bilgi tamamlanmalı
Müşteri, adres, proje, ürün veya hizmet açıklaması eksikse elektronik sistem yalnızca eksik bilgiyi daha hızlı taşır. Satış veya satın alma ekibinden muhasebeye gelecek temel bilgilerin bir kontrol noktası olmalıdır.
Bu noktada uzun formlar yerine işlem türüne göre kısa bir bilgi standardı kullanılabilir. Herkes aynı bilgiyi aradığında düzeltme ve yeniden gönderim sayısı azalır.
Ret, iade ve düzeltme akışını yazılılaştırın
Bir belgenin reddedilmesi, yeni bir belge oluşturup eskisini unutmak anlamına gelmez. Eski belgenin durumu, neden reddedildiği ve yeni belgenin hangi işlemle ilişkili olduğu arşivde görünmelidir.
Aynı yaklaşım iade ve iptal işlemleri için de geçerlidir. Sistem üzerinde tamamlanmış görünen bir işlem, muhasebe kaydıyla karşılaştırılmadığında dosya kapanmış sayılmaz.
Elektronik arşiv günlük kullanıma uygun olmalı
Arşiv klasörleri yalnızca denetim zamanı açılacak şekilde kurulursa ekip kısa sürede dosya adlarını ve kayıt yerlerini karıştırır. Dönem, müşteri, proje ve belge türü için sade bir adlandırma kullanmak yeterlidir.
Dönem sonunda elektronik belgeleri muhasebe kaydıyla karşılaştırmak, eksik veya mükerrer işlemleri erken yakalar.
Bir belge geri döndüğünde
Reddedilen veya iade edilen bir belge günlük işin içinde kolayca unutulabilir. Oysa eski belgenin neden geri döndüğü, yeni belgenin ne zaman gönderildiği ve muhasebe kaydının nasıl düzeltildiği aynı işlem zincirinde görünmelidir.
Bu akışa bir kişi sahip olduğunda sorun daha çabuk çözülür. Sorumlu belli değilse satış, operasyon ve muhasebe ekipleri birbirinden haber bekler; dönem sonunda küçük bir belge sorunu büyük bir araştırmaya dönüşür.