Destek kararı geldiğinde ekip doğal olarak uygulamaya odaklanır. Fakat ödeme belgesi, teknik teslim ve proje bütçesi aynı anda takip edilmezse destek sonrası dosya başvurudan daha yorucu hale gelebilir.
Destek kararıyla başlayan ikinci dönem
Destek kararı şirket için önemli bir eşiktir; fakat uygulama ve belge dönemi bu karardan sonra başlar. Kurul kararında onaylanan giderlerin özellikleri, miktarı ve dönemi satın alma öncesinde okunmalıdır. Şirketin normal satın alma alışkanlığı program koşullarıyla uyuşmayabilir. Fatura ve banka dekontu yanında teslim, kullanım, teknik özellik ve proje bağlantısını gösteren kayıtlar tutulmalıdır. Dönemsel izleme ve ödeme talebi tarihleri mali takvime eklenirse dosya son anda hazırlanmaz. Proje yöneticisi ile muhasebe aynı bütçe tablosunu kullanmalıdır.
Destek sonrası düzeni sürdürmek
Destek kapsamındaki her harcamayı proje kodu ve ilgili bütçe kalemiyle eşleştirin. Fatura, banka ödeme belgesi, teslim tutanağı ve teknik açıklamayı birlikte arşivleyin.
Personel giderlerinde görev, dönem, çalışma ve bordro kayıtlarının uyumunu kontrol edin. Dönemsel izleme, ödeme talebi ve proje sonuç raporu tarihlerini mali takvime ekleyin. Proje revizyonu veya gider değişikliği gerekiyorsa resmi başvuru ve onay sürecini bekleyin. Destek programının güncel mevzuatını ve KOSGEB bildirimlerini belirli aralıklarla tekrar kontrol edin.
Satın alma öncesi üçlü kontrol
Makine veya yazılım siparişi verilmeden önce kurul kararındaki teknik özellik, tedarikçi belgesi ve bütçede kalan tutar kontrol edilir. Satın alma sonrasında fatura ve ödeme belgesi aynı proje koduyla kaydedilir; teslim veya aktivasyon belgesi eklenir. Böylece ödeme talebi zamanı geldiğinde dosya hazırdır.
Destek kararını genel harcama izni gibi görmek ve onaylanan niteliklerden farklı satın alma yapmak ödeme aşamasında sorun yaratabilir.
Başvuru formunu şirket verileriyle beslemek
Formdaki satış, personel, maliyet ve büyüme tahminleri ayrı bir sunumdan kopyalanmamalıdır. Muhasebe kayıtları, banka hareketleri, mevcut sözleşmeler ve gerçek ekip kapasitesiyle karşılaştırılmalıdır. İddialı tahmin yapılabilir; ancak varsayımı ve bu sonuca götürecek proje adımlarını açıklamak gerekir.
Başvuruyu teknik ekip, kurucu ve mali sorumlu birlikte son kez okusun. Aynı personelin farklı bölümlerde farklı görevle yazılması, bütçe toplamının mali tahminle uyuşmaması veya proje takviminin satın alma planından kopması bu ortak okumada fark edilebilir.
Harcama yapılmadan önce belge akışını belirleyin. Sonradan uygun belge aramak yerine, satın alma anında doğru dosyayı oluşturmak her zaman daha güvenlidir.
Sık sorulan sorular
Harcama onaydan önce yapılabilir mi?
Programın başlangıç tarihi ve uygun harcama dönemi güncel mevzuattan kontrol edilmelidir. Yazılı koşullar görülmeden harcama kararı verilmemelidir.
Ödeme belgesi olarak yalnızca banka dekontu yeterli mi?
Güncel ödeme belgeleri tablosu ve program kuralları esas alınmalıdır. Fatura, ödeme, teslim ve teknik dayanakların birlikte istenebileceği göz önünde bulundurulmalıdır.
Proje hedefi değişirse ne yapılmalı?
Revizyon ihtiyacı ortaya çıktığında resmi talep ve onay süreci izlenmelidir. Onay beklenmeden yapılan değişikliklerin destek kapsamına etkisi olabilir.