Dağıtım yaklaşımında dört kontrol
Ortak giderleri projelere dağıtmak, toplam tutarı eşit parçalara bölmek değildir. Kullanılan anahtarın şirketin gerçek çalışma biçimini anlatması ve aynı yöntemin dönemler arasında açıklanabilir olması gerekir.
Önce doğrudan gideri ayırın
Bir gider tek bir projeyle açıkça ilişkilendirilebiliyorsa onu ortak havuza atmak gereksiz bir karmaşa yaratır. Ortak dağıtım, doğrudan ilişki kurulamayan ancak birden fazla faaliyete hizmet eden kalemler için düşünülmelidir.
Bu ayrım yapılmadan seçilen dağıtım anahtarı raporu olduğundan karmaşık hale getirir. Önce giderin niteliğini anlamak, sonra anahtar seçmek daha sağlıklıdır.
Dağıtım anahtarı neden seçildi?
Kira, ortak yazılım, yönetim hizmeti veya ekipman gibi giderler için farklı anahtarlar kullanılabilir. Personel zamanı, alan kullanımı, proje büyüklüğü veya fiili kullanım verisi bunlardan bazılarıdır; ancak her şirket için aynı anahtar doğru olmayabilir.
Dosyada bir cümlelik gerekçe bulunması yeterlidir. Önemli olan bir sonraki ay aynı hesabın neden değiştiğinin anlaşılmasıdır.
Değişen yöntemleri saklamayın
Proje yapısı veya ekip dağılımı değiştiğinde eski anahtar artık gerçeği göstermeyebilir. Böyle bir durumda yöntemi değiştirmek mümkündür; fakat değişiklik tarihi ve gerekçesi yazılmalıdır.
Yönetim raporunda önceki dönemle karşılaştırma yapılacaksa yöntemdeki fark ayrıca belirtilmelidir. Aksi halde rakam değişikliği performans farkı gibi okunabilir.
Aynı anahtar herkese uymayabilir
Şirket büyüdükçe daha önce makul görünen dağıtım anahtarı gerçeği anlatmayabilir. Ekip yapısı, proje sayısı veya ofis kullanımı değiştiğinde eski yöntemi otomatik olarak sürdürmek yerine yeniden değerlendirmek gerekir.
Yöntem değişikliği bir hata değildir. Hatanın asıl kaynağı, değişikliği açıklamadan geçmiş dönemlerle karşılaştırma yapmaktır.