Düzen kurulurken bakılabilecek alanlar
Proje bazlı gelir ve gider ayrımı, kârlılık tablosu hazırlamaktan önce kayıtların aynı proje referansını kullanmasını gerektirir. Doğrudan gider, ortak gider ve personel maliyeti birbirinden ayrılmadığında sonuç güzel görünen ama açıklanamayan bir tabloya dönüşebilir.
Önce doğrudan giderleri görünür yapın
Bir lisans, dış kaynak faturası veya proje için alınan ekipman doğrudan bir işe bağlıysa bu bağlantı kayda yazılmalıdır. Böylece ortak gider havuzu gereksiz büyümez ve projenin gerçek maliyeti daha doğru görünür.
Doğrudan bağlantı kurulamayan giderlerde ise dağıtım yönteminin gerekçesi belirtilmelidir. Giderin projeye nasıl paylaştırıldığı anlaşılmıyorsa raporun sonucu tartışmalı hale gelir.
Personel maliyetini yalnızca bordro toplamı olarak okumayın
Teknik ekip farklı projelerde çalışıyorsa toplam bordro maliyetini tek projeye yazmak yanıltıcı olur. Zaman kaydı, görev paylaşımı ve proje süresi birlikte değerlendirilmelidir.
Puantajın mükemmel olması beklenmeden de düzen kurulabilir. Önemli olan kullanılan yöntemin her ay aynı şekilde uygulanması ve sapmaların açıklanmasıdır.
Dönem sonunda açık işleri unutmayın
Proje geliri bu ay oluşmuş, giderin bir bölümü sonraki aya kalmış olabilir. Açık sipariş, teslim edilmemiş iş ve bekleyen fatura notları olmadan dönem sonucu eksik okunur.
Yönetim raporu hazırlanırken “bu ay görünen” ile “bu işe ait toplam” rakamları birbirinden ayrılırsa kararlar daha sağlıklı olur.
Raporun bir aylık fotoğraf olmaması
Proje raporu yalnızca o ayın gelir ve giderini gösterirse işin bütün hikayesi kaybolur. Devreden işler, gelecek aya kalacak giderler ve henüz faturalanmamış teslimler kısa notlarla belirtilmelidir.
Bu notlar tahmin üretmek için değil, dönem rakamının sınırlarını göstermek için kullanılır. Şirket zamanla hangi kalemlerin sürekli devrettiğini görerek bütçesini daha gerçekçi kurabilir.