Gelir akışında sorulabilecek sorular
Proje bazlı gelir takibinde amaç, faturaları farklı klasörlere ayırmak değil; sözleşme, teslim, fatura ve tahsilatın aynı işin parçaları olduğunu gösterebilmektir.
Gelirin kaynağı anlaşılır olmalı
Bir fatura üzerinde yalnızca genel bir hizmet açıklaması varsa aylar sonra hangi proje için düzenlendiğini anlamak zorlaşabilir. Sözleşme veya iş emriyle bağlantı kuran kısa bir proje referansı bu sorunu büyük ölçüde çözer.
Teknik ekip teslim edilen işi, muhasebe fatura ve tahsilatı, yönetim ise projenin bütçesini görür. Bu üç bakış aynı referansla birleştiğinde rapor daha anlamlı olur.
Teslim ile tahsilat aynı şey değildir
İş teslim edilmiş, fatura kesilmiş ama tahsilat henüz yapılmamış olabilir. Gelirin proje raporunda görünmesi ile nakit planında yer alması farklı sorulardır.
Bu nedenle proje bazlı raporda fatura tarihi, tahsilat durumu ve açık bakiye ayrı not edilmelidir. Böylece başarılı görünen bir projenin nakit riski de saklanmaz.
Yönetim raporunda sade bir dil kullanın
Kurucuların her muhasebe hesabını görmesine gerek olmayabilir; ancak hangi projenin ne kadar gelir ürettiği ve hangi tahsilatın beklediği anlaşılmalıdır.
Raporu çok fazla sütunla doldurmak yerine karar vermeyi etkileyen üç veya dört göstergeyi öne çıkarmak daha kullanışlıdır.
Fatura sonrası takip
Fatura kesildikten sonra işin muhasebe tarafı bitmez. Tahsilatın bekleyip beklemediği, teslimle ilgili itiraz olup olmadığı ve müşterinin açık bakiyesi proje sorumlusunun da görebileceği biçimde takip edilmelidir.
Geliri yalnızca fatura tutarıyla ölçmek, nakit akışındaki riski gizler. Proje raporunda faturalama ve tahsilat ayrı cümlelerle anlatıldığında yönetim daha gerçekçi karar verir.