Dosya yapısında düşünülebilecek alanlar
Proje dosyası başvuru gününde hazırlanıp rafa kaldırılacak bir klasör değildir. İyi tutulduğunda teknik ekibin ne yaptığını, şirketin hangi kaynakları kullandığını ve bir sonraki adımın ne olduğunu aylar sonra da anlatabilir.
Dosyanın ilk sayfası yön gösterir
Projenin amacı, sınırı, ekibi, takvimi ve beklenen çıktısı kısa bir özetle görünür olmalıdır. Bu özet, dosyayı ilk kez açan kişinin bütün klasörü okumadan genel resmi anlamasını sağlar.
Özet güncellenmiyorsa proje değiştikçe dosya eski bir hikayeyi anlatır. Bu nedenle kapsam ve tarih değişiklikleri kısa notlarla işlenmelidir.
Teknik ve mali belgeler ayrı ama bağlantılı tutulmalı
Faturaları teknik raporun içine gömmek veya teknik kararları muhasebe klasöründe aramak işleri zorlaştırır. İki klasörün proje kodu ve dönem bilgisiyle birbirine bağlanması daha pratik bir yöntemdir.
Toplantı notları, teslim kayıtları ve kararlar teknik ilerlemeyi anlatırken; bütçe, fatura ve ödeme belgeleri mali tarafı gösterir. Birlikte okunduklarında proje dosyası anlam kazanır.
Değişiklikleri silmeyin, açıklayın
Proje kapsamı, ekip veya takvim değiştiğinde eski dosyayı tamamen değiştirmek yerine değişiklik notu ekleyin. Geçmiş kararların neden alındığı özellikle uzun projelerde önem kazanır.
Dönem sonunda dosyanın eksiklerini gözden geçirmek, sonraki rapor hazırlığını ve yeni ekip üyelerinin işe alışmasını kolaylaştırır.
Dosyayı devredilebilir kılın
İyi proje dosyası onu hazırlayan kişi olmadan da anlaşılabilir. Dosya adları, dönem bilgisi, proje kodu ve kısa açıklamalar ortak bir standarda bağlanırsa görev değişikliği veya ekip büyümesi daha az sorun yaratır.
Her belgeyi uzun bir açıklamayla doldurmak gerekmez. Belgenin ne olduğu, hangi işe ait olduğu ve son kontrolün kimde olduğu anlaşılıyorsa dosya işini yapar.