Revizyon sonrasında bakılabilecek noktalar
Proje kapsamı değiştiğinde yalnızca teknik metin güncellenmez. Yeni hedefin personel, süre, bütçe, belge ve raporlamaya etkisi de birlikte ele alınmalıdır; aksi halde farklı ekipler eski ve yeni kapsamı aynı anda kullanmaya devam eder.
Değişikliğin sebebi kayıt altına alınmalı
Kapsam değişikliği bazen müşteri ihtiyacından, bazen teknik bir bulgudan, bazen de kaynak planındaki değişiklikten doğar. Sebebi yazmak, sonradan kararın neden alındığını hatırlatır.
Eski ve yeni kapsamı birkaç paragrafla karşılaştırmak yeterlidir. Uzun bir rapor yerine hangi hedefin eklendiği, hangisinin çıkarıldığı ve tarihin nasıl değiştiği açıkça görülmelidir.
Bütçe ve personel etkisini aynı gün düşünün
Yeni bir hedef daha fazla uzmanlık, dış kaynak veya süre gerektirebilir. Kapsam değişikliği onaylanırken bütçenin ve ekip kapasitesinin de tekrar değerlendirilmesi gerekir.
Aksi halde teknik dosya yeni projeyi anlatırken muhasebe kaydı eski maliyet planında kalır. Bu fark ay sonunda değil, değişikliğin hemen ardından görülmelidir.
Yeni kapsamı günlük işleyişe indirin
Onaylanan değişikliği yalnızca dosyada saklamak yeterli olmaz. Proje kodları, görev listeleri, zaman kayıtları ve rapor formatları da yeni duruma göre güncellenmelidir.
İlk ay sonunda kısa bir ara kontrol yapmak, değişikliğin ekip tarafından gerçekten uygulanıp uygulanmadığını anlamanın en kolay yoludur.
Yeni kapsamın ilk ayı
Kapsam değişikliği onaylandıktan sonraki ilk ay, kararın günlük işleyişe geçip geçmediğini gösterir. Teknik ekip eski görev listesiyle çalışıyor, muhasebe eski proje kodunu kullanıyor veya yönetim eski bütçeyi okuyorsa değişiklik yalnızca dosyada kalmış demektir.
İlk ay sonunda kısa bir ara rapor hazırlamak bu kopukluğu erken fark ettirir. Sonraki dönemlerde yapılacak düzeltme de böylece daha küçük olur.