İyi çalışan bir puantaj düzeni için
Puantaj, yalnızca işe devam bilgisini gösteren bir çizelge değildir. Proje maliyeti, ekip kapasitesi, bordro ve dönemsel raporlamanın aynı veriden yararlanabilmesi için puantajın düzenli ve anlaşılır tutulması gerekir.
Puantajı sonradan doldurulan bir form olmaktan çıkarın
Ay boyunca ne yapıldığını son gün hatırlamaya çalışmak hem çalışanı hem de yöneticiyi zorlar. Haftalık kısa güncellemeler, ay sonunda yapılacak ayrıntılı düzeltmelerden daha güvenilirdir.
Puantajın amacı çalışanı izlemekten çok, işin hangi kaynağı tükettiğini anlamaktır. Bu bakış açısı ekipte kabul gördüğünde kayıt kalitesi de yükselir.
Proje kodu ve görev açıklaması birlikte olmalı
Sadece saat toplamı, o zamanın hangi işe harcandığını anlatmaz. Görev veya proje kodu kullanıldığında maliyet tablosu daha anlamlı hale gelir.
Olağan dışı süreler veya boş kalan günler için kısa açıklama alanı bırakmak gerekir. Her fark bir hata değildir; fakat açıklamasız fark daha sonra mutlaka soru doğurur.
Onay sürecini sade tutun
Puantajı üç farklı yöneticinin imzalaması çoğu küçük ekipte süreci ağırlaştırabilir. Kaydı oluşturan kişi ve son kontrolü yapan kişi belli olduğu sürece sade bir onay akışı yeterlidir.
Ay sonunda puantaj toplamını bordro ve proje bütçesiyle karşılaştırmak, sistemin gerçekten işe yarayıp yaramadığını gösterir.
Puantajdan karar üretmek
Puantajın değeri, yalnızca toplam saat sayısında değil, yönetimin bu bilgiyi nasıl kullandığında ortaya çıkar. Hangi proje gecikiyor, hangi ekip kapasite sınırına yaklaşıyor veya hangi görev sürekli beklenenden uzun sürüyor?
Bu soruların cevabı için puantajı tek başına değil, proje planı ve bütçe ile birlikte okumak gerekir. Rakamlar karar üretmiyorsa kayıt yöntemi yeniden sadeleştirilmelidir.