Muhasebe kontrol listeleri bazen masada kalıyor; çünkü çok uzun veya şirketin çalışma biçiminden kopuk oluyor. On maddelik bu listeyi olduğu gibi uygulamak yerine, şirketinizde gerçekten aksayan üç maddeyle başlamak daha iyi sonuç verebilir.
Aylık düzeni yaşayan bir araca çevirmek
Bu çalışma yalnızca kutu işaretlemek için yapılmamalıdır. Her madde bir risk, sorumlu ve takip tarihiyle ilişkilendirilirse gerçekten iş üretir. Şirketin hiç karşılaşmadığı konular listeden çıkarılabilir; sürekli sorun çıkan alanlar daha ayrıntılı hale getirilebilir. İlk ay bütün maddeleri eksiksiz uygulamak yerine en kritik üç kontrol seçilebilir. Örneğin proje kodu, puantaj ve eksik fatura düzenli hale geldikten sonra ortak gider ve yönetim raporu eklenir. Böylece ekip yeni düzene aşamalı olarak alışır.
Aylık kapanışı düzenli hale getirmek
Faturaların doğru dönem, müşteri, şirket ve proje ile eşleştiğini kontrol edin. Banka, cari hesap ve tahsilat hareketlerini mutabakat listesine alın. Proje personeli, görev ve puantaj kayıtlarını bordro ile karşılaştırın. Yazılım, hizmet, donanım ve diğer giderleri proje kodlarıyla eşleştirin.
E-fatura, e-arşiv, e-defter ve bekleyen belgeleri dönem kapanmadan gözden geçirin. İstisna, teşvik veya destek dosyasına girecek belgeleri ay içinde arşivleyin. Ortak gider dağıtımını aynı yöntemle ve açıklanabilir bir kayıtla uygulayın. Vergi, SGK ve yönetici şirket takvimindeki son tarihleri kontrol edin. Açık kalan belge ve soruları sorumlu kişi ile tamamlanma tarihine bağlayın. Ay sonunda kısa bir mali özet hazırlayıp kurucu veya yönetim ekibiyle paylaşın.
Aylık yarım saatlik toplantı
Muhasebe, proje ve insan kaynakları sorumluları ay kapanışından önce yarım saat görüşür. Listede yalnızca eksik veya olağan dışı maddeler konuşulur. Her açık iş için bir kişi ve tarih yazılır. Tamamlananlar sonraki ay yeniden tartışılmaz.
Her ay aynı eksiklerin işaretlendiği fakat kimsenin sorumluluk almadığı liste, kontrol aracı değil arşiv haline gelir.
Kayıt sistemini şirketin diliyle kurmak
Muhasebe hesabı, satıştaki ürün adı ve teknik ekibin proje adı birbirinden tamamen farklıysa eşleştirme sürekli elle yapılır. Önce şirketin gerçekten kullandığı temel ürün, proje ve müşteri adlarını çıkarın. Muhasebe kodları ve dosya adları bu sözlüğe mümkün olduğunca yaklaşsın.
Sözlükte her kavramın sahibi ve kısa açıklaması bulunsun. Yeni ürün veya proje açıldığında aynı liste güncellenir. Bu küçük çalışma, ekipler arasında yanlış anlaşılmayı azaltır ve yönetim raporuyla resmi kayıt arasındaki bağlantıyı güçlendirir.
İyi kontrol listesi eksik bulur ve bir sorumluya iş çıkarır. Her ay aynı maddeler boş kalıyorsa listeyi değil, sürecin sahibini gözden geçirmek gerekir.
Kontrolleri risk seviyesine göre sıralamak
Bütün maddeler aynı önemde değildir. Yüksek tutarlı gelir, yeni personel, yurt dışı işlem, proje değişikliği ve ilk kez alınan hizmet gibi konular daha yüksek risk taşıyabilir. Aylık toplantıda önce bu işlemler ele alınır; rutin ve düşük riskli kayıtlar örneklemle kontrol edilir.
Şirket zamanla kendi risk listesini oluşturabilir. Hangi hataların tekrar ettiği, düzeltmenin ne kadar sürdüğü ve mali etkisi not edilir. En çok sorun yaratan alanlara sistem kontrolü veya sorumlu onayı eklenir.
Kontrol sonucunu yönetime anlatmak
Kurucu veya yönetim ekibinin bütün muhasebe ayrıntısını görmesi gerekmez. Açık kalan önemli belgeler, proje bütçe sapmaları, tahsilat riski, personel değişiklikleri ve yaklaşan son tarihler bir sayfalık özetle sunulabilir.
Özette yalnızca sorun değil, önerilen eylem ve tamamlanma tarihi de bulunmalıdır. Böylece mali kontrol pasif bir hata listesi olmaktan çıkar ve yönetim kararına dönüşür.
Aylık yönetim özetini sade tutmak
Nakit ve geciken tahsilatlar; Proje bazında önemli gelir-gider sapmaları; Personel ve bordro değişiklikleri; Eksik belge ve kapanmamış kayıtlar; Gelecek ayın vergi, SGK ve yönetici şirket tarihleri.
Sık sorulan sorular
Bu kontrollerin tamamı her şirket için gerekli mi?
Hayır. Bu başlıklar başlangıç çerçevesidir. Şirketin proje, personel ve işlem yapısına göre maddeler azaltılabilir veya yenileri eklenebilir.
Kontrol sonucunu ayrıca raporlamak gerekir mi?
Uzun rapor şart değildir. Açık işler, önemli farklar ve tamamlanma tarihlerini içeren kısa bir özet çoğu şirket için yeterlidir.