Uzaktan ekiplerde kurulabilecek düzen
Uzaktan çalışan Ar-Ge ekibinde ofiste görülen günlük hareketlerin yerini iş planı, görev kaydı ve çıktı takibi alır. Amaç çalışanı sürekli izlemek değil, projenin hangi işlerle ilerlediğini ve zamanın nasıl kullanıldığını anlayabilmektir.
Görev planı görünür olmalı
Haftanın başında hangi işlerin yapılacağı ve haftanın sonunda neyin teslim edildiği kısa biçimde kaydedilebilir. Bu kayıt teknik raporu, puantajı ve proje toplantısını birbirine bağlar.
Her görevi uzun açıklamalarla yazmak gerekmez. Proje kodu, işin adı ve beklenen çıktı çoğu ekip için yeterli bir başlangıçtır.
Toplantı notları da proje kaydıdır
Uzaktan ekiplerde kararlar koridorda veya masa başında konuşulmadığı için toplantı notlarının önemi artar. Kapsam değişikliği, teslim tarihi veya sorumluluk değişimi kısa bir notla saklanmalıdır.
Bu notlar yalnızca yöneticiyi değil, muhasebe ve insan kaynakları ekiplerini de ilgilendiren değişiklikleri zamanında gösterir.
Güven ve kontrol birlikte kurulabilir
Uzaktan çalışma düzeninde kontrolü ekran görüntüsü veya sürekli çevrim içi olma şartına bağlamak yerine teslim, zaman ve sorumluluk üzerinden kurmak daha sağlıklıdır.
Aylık raporda yapılan iş, kullanılan zaman ve proje bütçesi yan yana görüldüğünde ekip de yönetim de aynı sonuca bakar.
Çıktı odaklı çalışma
Uzaktan ekipte gün içinde kimin çevrim içi olduğunu bilmek, projenin ilerlediğini göstermez. Teslim edilen iş, alınan karar ve çözülen teknik problem daha anlamlı göstergelerdir.
Bu nedenle haftalık toplantıda yalnızca süre değil, çıktı ve sonraki adım da konuşulmalıdır. Kayıt düzeni çalışanı denetlemek için değil, işi görünür kılmak için kurulmalıdır.