Başlangıç toplantısında netleştirilecekler
Yeni Ar-Ge projesi başlarken muhasebe tarafının kurulumu sonraya bırakılırsa ilk ayın belgeleri hızla dağılır. Proje kodu, ekip, bütçe, belge akışı ve sorumluluklar daha başlangıçta sade biçimde tanımlanmalıdır.
İlk toplantıda yalnızca teknik hedefi konuşmayın
Projenin ne yapacağı kadar, nasıl takip edileceği de ilk toplantının konusu olmalıdır. Hangi ekip görev alacak, zaman nasıl kaydedilecek, giderleri kim kontrol edecek ve proje raporunu kim güncelleyecek?
Bu soruların cevabı büyük bir prosedür dosyası gerektirmez. Bir sayfalık başlangıç notu, ilerleyen aylarda ortak referans olarak kullanılabilir.
Bütçeyi günlük kayda bağlayın
Bütçe tablosu hazırlanıp unutulursa proje maliyetini kontrol etmek zorlaşır. Ana kalemlerin hangi belge açıklamasıyla kaydedileceği ve ortak giderlerin nasıl ele alınacağı baştan konuşulmalıdır.
İlk ayın sonunda gerçek faturaları bütçe ile karşılaştırmak, planın şirketin çalışma biçimine uyup uymadığını gösterir.
İlk ay bir deneme ayıdır
Yeni sistemin ilk ayda kusursuz işlemesi beklenmez. Eksik proje kodu, geciken puantaj veya yanlış klasör adı çıkabilir. Önemli olan bu sorunları fark edip bir sonraki ay için düzeltmektir.
Başlangıçtan 30 gün sonra yapılan kısa değerlendirme, projenin teknik ilerlemesi kadar kayıt düzenini de sağlamlaştırır.
İlk rapor önemlidir
Yeni projenin ilk raporu, teknik çalışmadan çok kayıt düzeninin nerede aksadığını gösterir. Eksik proje kodu, belirsiz görev, kayıtsız gider veya bekleyen belge varsa bunları saklamak yerine ilk raporda not etmek daha sağlıklıdır.
Başlangıçta yapılan küçük düzeltmeler, projenin ilerleyen aylarında daha büyük bir dosya temizliğini önler.