Yıl sonundan önce hazırlanabilecekler
Yıl sonu kapanışı, son hafta bütün belgeleri aramak yerine yıl boyunca biriken açık işleri ayırmayı gerektirir. Teknokent şirketlerinde proje, personel, banka, cari ve sözleşme kayıtları aynı son kontrol planında buluşmalıdır.
Önce açık işleri görünür yapın
Açık fatura, bekleyen tahsilat, tamamlanmamış teslim, eksik proje raporu ve sonuçlanmamış personel değişikliği aynı ağırlıkta değildir. Bunları önem ve tamamlanma tarihine göre ayırmak yıl sonu çalışmasını sadeleştirir.
Her açık iş için yeni yılda ne olacağı da yazılmalıdır. Devredecek mi, kapanacak mı, iptal mi edilecek? Bu cevaplar yeni dönem kayıtlarını etkiler.
Son dönem belgelerini aceleye getirmeyin
Yılın son ayındaki işlemler genellikle yoğun olur. Banka, cari, fatura ve personel hareketleri normal aylardan daha dikkatli okunmalıdır.
Dönem sonu kontrolü yalnızca toplam bakiyeye bakarak değil, olağan dışı veya açıklaması eksik hareketleri seçerek yapılırsa daha az zamanla daha iyi sonuç alınabilir.
Yeni yıla devreden düzen
Kapanış dosyasının değeri, yeni yılın ilk gününde ortaya çıkar. Açık proje işleri, kalan bütçeler, sözleşme yenilemeleri ve sorumlular net görünüyorsa ekip aynı araştırmayı tekrar etmez.
Kapanış notuna bir sonraki yılın ilk üç önceliğini yazmak, raporu arşiv belgesi olmaktan çıkarıp çalışma planına dönüştürür.
Kapanışı belge değil, karar noktası yapın
Yıl sonu dosyası yalnızca geçmişi kapatmak için değil, gelecek yılın çalışma biçimini belirlemek için de kullanılabilir. Hangi proje devrediyor, hangi müşteriyle tahsilat görüşülecek, hangi belge akışı değişecek?
Bu sorulara kısa cevaplar vermek, kapanışı arşivden çıkarıp yönetim için kullanılabilir bir çalışma notuna dönüştürür.