İlk incelemede bakılabilecek belgeler
Yurt dışı yazılım ve danışmanlık gelirlerinde banka dekontu tek başına yeterli açıklama değildir. Sözleşme, teslim, fatura, para birimi, müşteri konumu ve hizmetin nasıl sunulduğu aynı dosyada anlaşılır olmalıdır.
İşin kapsamını sözleşmede görünür kılın
Yurt dışındaki müşteriye verilen hizmetin niteliği, teslim şekli ve ödeme şartı ne kadar netse sonraki muhasebe kontrolü de o kadar kolay olur. Genel bir “danışmanlık” ifadesi yerine işin kapsamını anlatan kısa bir ek kullanılabilir.
Proje kodu, müşteri adı ve teslim dönemi sözleşme, fatura ve raporda aynı biçimde yazılırsa belgeler birbirini destekler.
Tahsilat ile geliri ayırarak takip edin
Fatura düzenlenmiş ancak tahsilat henüz yapılmamış olabilir. Bankaya gelen tutar ile ilk kayıt arasındaki kur farkı veya kesinti de ayrıca açıklanmalıdır.
Yönetim raporunda hangi işin faturalandığı, hangisinin tahsil edildiği ve hangi bakiyenin beklediği ayrı gösterilirse nakit planı daha gerçekçi olur.
İşlem bazında teyit alın
Yurt dışı işlemlerinde hizmetin nerede sunulduğu, müşterinin niteliği ve güncel uygulamalar önem taşıyabilir. Bu konular tek bir genel varsayımla kapatılmamalıdır.
Tereddütlü bir işlemde sözleşme ve teslim belgelerini mali müşavirle birlikte incelemek, sonradan düzeltme yapmaktan daha güvenlidir.
Yurt dışı dosyası nasıl devredilir?
Yurt dışı işlem dosyasını tek kişinin bildiği bir klasör olarak bırakmamak gerekir. Sözleşme, teslim, fatura, banka ve kur notunun nerede bulunduğu başka bir çalışan tarafından da anlaşılmalıdır.
Bu düzen, yalnızca olası bir inceleme için değil, müşteri ilişkisi veya tahsilat takibi başka bir kişiye devredildiğinde de şirketin işini kolaylaştırır.